库存周期盘点的十个技巧

库存盘点的十个技巧

简介

如果你是经营实体商品的批发分销商,那么可能已经了解过库存盘点的概念。它虽然很麻烦,但是是保持库存准确度的关键,你还能通过它发现潜在的欺诈和盗窃行为。现在,我们将为你介绍库存的周期盘点,并向你解释它为何优于年度库存盘点。

首先,我们将详细解释库存周期盘点的含义,说明它对业务的重要性,并介绍进行周期盘点的方法。这包括一些基本的细节,如谁负责实际的周期盘点,多长时间进行一次,最后阐述库存周期盘点是如何帮助你获得准确的库存数量的。

库存盘点的十个技巧

1.什么是库存的周期盘点?

顾名思义,库存的周期盘点是一种库存盘点方法,即在连续的周期中交替盘点库存中的一部分。在盘点不中断业务的前提下,你可以按照日、周或月为周期对库存进行盘点,盘点的频率取决于业务中库存的数量。

库存盘点的十个技巧

另一方面,传统的盘点需要手动计算仓库中的所有库存。在审核结束时,你需要对库存记录进行必要的调整。但若要实现这一点,你就得在盘点期间停止生产或暂停业务


2.为什么周期盘点很重要?

无论是周期盘点还是实物盘点,盘点的目的都在于查清你持有的实际库存(我们在EMERGE上称之为现货库存)与可供出售库存之间的差异。因此,盘点库存的频率越快,你的库存记录就越准确,从而进行更合理的估价。

库存盘点的十个技巧

举个例子,假设你是经营有机坚果酱的批发和分销商,库存管理系统告诉你库存中还有杏仁酱,但实际上你仓库中的库存已经用光了。同样,库存管理系统说你的巴西坚果酱缺货,所以你需要从有机坚果工厂订购更多商品来补充库存。而事实上,你的仓库里装满了快过期的巴西坚果酱,而你刚刚订购了你不需要的商品并把资金都投了进去。

另外,库存管理系统可能还会显示腰果酱在波特兰仓库里的C2架子上,但仓库的工作人员都知道,出于某种原因,它其实正存放在P7架子上。因为无法找到库存,销售订单可能无法完成。还有,你可能还会再进购更多的腰果酱。

你看,只要准确地记录库存,你就可以避免商品缺货、客户订单无法实现、订单丢失、客户不满意等情况发生。库存盘点还可以防止库存过剩、资金套牢在库存中、销账或滞销品风险的增加。


3.周期盘点最适合什么样的商品?

库存进行周期盘点的一大优势在于,可以在不暂停业务的情况下随时开展。事实上,一些企业因为售卖具有时效性或易腐烂的商品,这个方法至关重要,以优质冷冻金枪鱼为例,需要每次都在最新鲜的时候按时装运,否则挑剔的买主可能会拒绝收货。

库存盘点的十个技巧

还记得之前的ABC分析法?你的A类商品遵循“二八”原则,因此,A类商品虽然只占了库存的20%,但它们却占了库存价值的80%。你应该定期对你的A商品进行周期盘点,再在年度实物盘点时盘点其余的B类和C类商品。

专业提示:通过关注库存价值来确定你的“A”类商品。库存价值的80%为10万美金,那么100000件低价1美元的商品就是一个“A”类商品。同样,100件价值1000美元的高价值奢侈品也属于“A”类产品。


4.应该多久进行一次周期盘点?

我们建议至少一个季度进行一次周期盘点。为什么?与一些中小型企业准备季度财务报告的原因几乎一致——定期评估业绩。请记住,如果时间、人力或成本出了问题,就对“A”类商品进行一次周期盘点。增加盘点次数会极大地提高你对库存的掌握程度,因此,季度盘点可能是大多数企业的最佳选择。相反,如果次数太少,你的库存记录更新就会不够及时。

库存盘点的十个技巧

但是,我们也鼓励你更频繁地进行周期盘点,可以是每天、每周、甚至是每月一次。“这怎么可能呢?”你问。请记住,如果你每次只清点库存中的一类商品,这并不会中断你的业务。我们将通过以下实例来说明这将如何实现。


5.库存的周期盘点方案

“我应该多久清点一次库存?”,这是我们过去经营定制T恤业务时经常遇到的问题,也是我们从客户那里经常听到的一个问题。这个问题可以通过了解每年盘点多少件库存(SKU)来解决。

示例:摩托车部件

假设你摩托车零件经销商,有2400件单品。对于这2400件单品,你可以每个月盘点200个,每周50个,或者每天10个。每天盘点10个需要多长时间?应该很快吧!

示例:按重量或体积出售的产品

库存盘点的十个技巧

另一个例子,试想一下,你经营的是稀有奇异的藏红花。如你所知,藏红花是干燥过的花柱,因为你不可能用镊子手工数出每一个干柱头。而是通过称重来售卖,1公斤、10公斤或100公斤。周期盘点时,你只需称重即可。作为高价值的商品,你可能需要每天或每周对其进行一次盘点。

示例:商品单品的数量多

还有一个例子,也许你是一个电动汽车的制造商。只不过,它们现在看起来不像汽车了,它们的电动机由电池驱动,完全由轻质复合塑料制成。而且畅销世界各地,因此,你的库存水平会接近玩具制造商,随时都能轻松达到12000 件左右

这相当于一个月1000件,一周250件,或者一天大约36件。每天数36辆电动汽车需要多长时间?因此你完全可以实现周期盘点计划!事实上,它应该是你日常业务流程中的一部分。有了完美的库存数据作为基础,你就可以安心地做出销售和采购决策了!


6.谁来负责实际的周期盘点?

与出纳,会计分开一致。负责周期盘点的工作人员不应该参与入库记录,这意味着你需要将负责周期盘点和库存记录的职员分开。分隔的越远,员工的相互制约程度就越高(除非他们串通好了)。

库存盘点的十个技巧

例如,因为你想省钱,不愿聘请昂贵的外部审计师,而指派了仓库职员来进行周期盘点。不幸的是,该仓库职员碰巧还在你的工作流程中负责记录库存。这样一来,欺骗和盗窃的风险就很高了。

因此,理想情况下,你应该指派一个对所记录的库存没有任何利害关系的周期盘点团队。分配仓库职员负责实际的周期盘点,但盘点的核对、记录和文件准备应由会计或财务人员负责。


7.如何进行周期盘点?

一般来说,周期盘点可以每天进行,如果可能的话,它应该是日常工作的一部分。使用云技术并支持多个仓库位置的库存管理系统可以帮助实现这一目标。

库存盘点的十个技巧

典型的周期盘点工作流程

以下是一个典型的周期盘点工作流程:

  1. 首先更新你的库存记录,输入所有库存记录。
  2. 打印周期盘点报告。它会告诉你要清点哪些货物以及它们的仓库位置。
  3. 将报告中的位置、描述和数量与实际仓库中的库存进行比较。注意位于多个仓库的同一种商品。
  4. 重点显示报表与仓库计数之间的差异。如果涉及的数量很大,甚至缺失完整的产品系列,则进一步调查。
  5. 检查所有方法或解决方案,以防止差异再次发生。查清楚差异是由于盗窃、欺诈、损失还是损坏造成。
  6. 调整库存记录,更正周期盘点中发现的差异。只有在错误不是由人或过期的库存记录造成时,才执行此步骤。

周期盘点的注意事项

首先,更新库存记录很重要。如果没有及时更新,当有交易进行后,周期盘点出来的结果就会与记录不符。

多个仓库位置也会导致周期盘点的记录出现混乱,对于存储在不同位置的同一商品尤其如此。盘点人员可能在错误的位置清点实物,或者在报表中输入了错误仓库中商品的数量。


8.周期盘点的最佳方法总结

综上所述,以下是我们进行库存周期盘点的十个技巧:

  1. 在周期盘点之前更新并刷新你的库存记录
  2. 每个季度至少进行一次盘点
  3. 进行连续性周期盘点,而非年度盘点
  4. 使用周期盘点来避免库存过多或缺货
  5. 首先对“A”类商品进行周期盘点
  6. 如果单品(SKU)数量允许,请尝试每日盘点
  7. 如果货物无法进行实际计数,可以选择称重
  8. 找不同职责的员工负责周期盘点和库存记录
  9. 检查盘点结果和仓库记录之间的差异
  10. 只有在错误非人为造成的情况下才调整库存记录

总结

你已经知道了库存周期盘点是如何在保持库存记录准确率的。事实上,它们应该成为日常工作的一部分。与年度盘点相比,它们带来的麻烦和不便更少,而且也同样适用于称重或按体积出售的货物。因此,没有理由不去建立一个库存周期盘点的流程。