给批发商和经销商的库存审计指南

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审计让绝大多数企业主和雇员心生畏惧。一想到雇佣独立审计师来仔细检查和调查生意中的每一个环节和记录,就足以让绝大数人重新考虑是否要进行审计工作。然而,我们很快就会认识到为什么一次库存审计对于处理生意中的实物库存是那么关键了。

你应该知道库存审计通常用两种方法来统计库存:实物盘点和周期盘点。相反,它描述了审计师使用的一种影响深远的评估你业务中盘存法的方法。同时,也能检查你的会计记录与你的实物库存是否一致,或者你的货物的生产完成比例。

 

在本文中,我们将会阐释什么是库存审计以及为何你每年都需要进行一次库存审计。然后我们会介绍几种实施库存审计的方法。这涉及到几种在库存审计中需要使用到的指标。最后,我们会提及一些尽管尽力,库存审计也无法一次解决的问题。


什么是库存审计

库存审计是每年由企业指定的外部审计师执行的行为。出于客观和公平,你的员工不应当承担库存审计任务。库存审计是对你的业务进行的一次公正独立的评估,也是一次对你的会计账面是否与实物库存一致的检验。

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对于企业处理实物库存来说,在财务报表中,库存是单一最大的也是最重要的资产。因此,作为一种实物资产,我们需要定期检查和协调来防止偷窃、欺诈和遗失。另外,你还可以将库存作为为企业提供运营资金的抵押品。

当库存作为流动资产出现在一个公司的资产负债表时,审计师通过进行库存审计来找出以下四种信息

  1. 库存是否真实存在
  2. 企业是否拥有库存
  3. 库存拥有合理价值
  4. 财务报表完全正确的记录库存

如何进行一次库存审计

审计师通常使用一些审计方法来说服自己库存的价值是公平合理的。库存审计使用方法的数量取决于库存的规模。例如,你也许会寄售一部分库存。毕竟,我们的目标是在你的报表中得到一个公平准确的库存数量。

虽然库存审计是每年进行一次,但这并不会对企业进行周期盘点造成破坏。相同的库存审计方法也可以用于周期盘点。审计师在一次或者多次周期盘点中可以应用这些办法。

给予外部独立审计师充足的权利和手段去完成他们的工作是非常重要的。让审计师在与你的雇员一起工作时不受质疑,给他们所需的梳理和查证会计记录的办公室空间。最重要的是审计师需要你和你的雇员的配合来完成他们的库存审计计划。


库存审计的方法

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1.根据公认会计准则进行的库存审计

a.采用成本价格和市场价格较低的一种。

通常,库存价值应按成本或市场价格记录中的较低者为准。这是审计师对公正准确的财务报表采用的保守观点。因此,在库存审计中,货物的市场价格将与其会计记录中的成本进行比较。

b.预留库存跌价准备

有时可能需要为过期的库存或者一些废料计提或者冲抵库存准备。例如,易腐食品和过期的食物。或者是切割成家具后留下的废木材。审计员会通过观察您的生产流程,查看历史模式和检查生产计划来检查您的库存准备是否足够。

c.比较项目成本

获得准确库存评估的一种方法是将会计记录中的采购成本与供应商Invoice上的价格进行比较。这里假设您的库存价值按其采购成本计算。由于最近的Invoice已经过审核,因此您的库存将以相距最近的成本价格进行评估。


2.按位置和所有权进行的库存审计

a.货权

有时仓库中的货物可能不属于您。例如,客户可能会要求您将客户已采购的物品暂时存放在仓库中,直到它们准备好提货为止。或者有时您可能有供应商的货物库存。审核员会检查您的采购记录,依照有无货权对货物进行分类。给批发商和经销商的库存审计指南

b.实物库存盘点分析

审核员希望被审计对象的盘点方法是可以让审计方满意的。他们将检查盘点过程,监督实物盘点,使用您的库存记录测试货物数量,并验证是否考虑了所有类型的库存。如果您有多个仓库,则此过程将在每个仓库完成。

c.使用总账核对实物盘点

审核员将物理库存盘点的值与总账中的值相匹配。这将检查您的会计记录中是否正确提交了库存,这是库存审计程序的最后一步,能告诉审核员是否正确计算和正确评估库存价值。


3.按价值和分类进行的库存审计

a.检查高价值物品

如果您的企业处理宝石和贵金属等极高价值的商品或原材料,那么审核员将会特别关注它们。它们相对较小的数量意味着审核员将亲自计算它们。审计人员想知道您是否正确地盘点了这些货物,以及您是否正确记录他们的价值。

b.查看容易出错的项目

在实物盘点与库存记录进行核对期间,审核员可以检测过去几年中特定的物品是否有错误。例如,您可能会忘记计算并包括零售商持有的寄售库存,或者工作人员可能会混淆不同的测量单位,如每瓶计数而不是每箱。在这种情况下,审计人员将专注于这些容易出错的项目并再次进行测试。

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4.库存审计中的库存流量

a.停止统计时间

在这里,审核员停止将货物收入您的仓库以及从中收集货物。排除在外的库存不会进行统计。然后,他们在实际库存盘点日期之前测试所有入库和出库交易,审核员还会在库存审核日期之后检查后续交易。

b.计算在途物资

如果您的企业有多个仓库位置 – 例如,在美国的西海岸和东海岸,或在欧盟内 – 那么您可能会在运输途中有库存。这意味着库存存放在车辆或集装箱中。他们可能在库存盘点时从一个仓库移动到另一个仓库。审核员将检查您的转移文档并将这些库存包含在计数中。

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c.运费

有两种方法可以处理您的采购运费或运费。您可以将它们包含在库存成本中,或者单独记录在财务报表内。无论选择哪种方法,都必须始终如一地应用这种方法。因此,审计员将检查货运Invoice并在您的会计记录中检查其处理情况。


4.制造商的库存审计

a.成品成本分析

对于制造商而言,成品将占其库存的大部分。因此,一种库存审计方法涉及将物料清单与成品的物料清单进行比较。然后,审核员检查物料清单,看看它们是否准确列出了成品中使用的原材料以及成本。

b.直接人工分析

有些物品需要人工才能将它们组装成成品。例如,办公椅和家具。因此,您需要在库存成本中包含人工成本。审计人员将比较花费的时间或打卡的人工。此外,可以通过使用工资单记录来检查人工成本。

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c.间接成本分析

间接成本不是直接成本,如机器折旧,租金和电力。他们在半成品和成品的生产过程中产生。必须将它们分配到库存,因为这些费用是用于生产货物的。此外,审核员将检查是否存在任何一次性或异常成本,以及是否始终如一地应用这些成本。

d.在制品测试

对于在其库存中具有大量半成品或在制品的制造商而言,这一块是很重要的。例如,产品的生产周期可能非常长,例如飞机和轮船。在这里,审计师将比较您会计记录中的完成百分比与正在进行的产品的实际完成百分比。

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库存审计问题

虽然审计员可用于进行库存审计的工具和方法是全面而深远的,但它们并非万无一失。在三种情况下,库存审核可能不具有决定性或准确性。因此,您需要查看库存审计和结果报告。


1.库存审计的时间安排

首先,库存审计的时间可能会影响结果。库存审核通常在10月底或12月底进行。这通常与实际库存收益同时发生,因为它会对业务造成破坏。但是,在冬季假期,欺诈或盗窃可能更为常见。因此,最好在12月份进行库存审核,以避免这些季节性影响。

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2.评估高价值物品

第二种情况涉及非常高价值或稀有物品。如果某些宝石,艺术品或老式汽车是真品,审核员没有资格评估。公平的市场价值是商业审计师无法企及的。因此,审计师可能需要聘请专家和专家。他们必须对昂贵和稀有商品的真实性或市场价值提供公平的意见。


3.让员工参与进来

最后,员工和员工可能会怀疑地看待外部审计师,这是可以理解的。获得准确的库存价值意味着获得与您的业务没有联系或冲突的公正独立审计师。因此,员工可能会怨恨他们的存在,或者不愿意与正在检查其工作的审核员合作。此外,在审计员进行审计时,您可能不得不要求某些关键员工回避。


总结

总而言之,库存审计是企业处理实物库存的必要和关键的会计程序。如果想在你的报表中得到一个库存的精确估值,则需要你相信并给予审计师调查、检测以及核实你的业务流程和记录的广泛权力。不论他们使用何种方法,你的库存的最终估值会和你与外部审计师的合作一样好。