对仓库进行审核评估的4个原因

中小企业进销存——评估仓库

简介

中小型批发企业是大多数经济体的支柱。当大型跨国批发企业一如既往地把重心放在季度或半年度的财务报告上时,传统批发商却希望能提高生产率。为什么呢?因为即使是细微的变化或调整,中小型企都能及时感受到它所带来的改变。

在这里,我们之所以强调“为什么这么做”而不是“如何做”,是因为肯定已经有许多仓库顾问愿意为你的仓库进行审计和评估,而且仅一篇文章也不能将一次完整仓库审核的内容悉数涵括。而关注“为什么”将有助于解释,为什么应该将时间和金钱投入到仓库定期审核中。


定期进行仓库评估的原因

作为一个竞争激烈行业中的批发商,你仅依靠着微薄利润在运营,而与其他人的真正区别是什么?产品正在迅速同质化,为什么客户不选择别人的产品而选择你的呢?低价绝对是原因之一,但如果价格低却伴随着持续缺货,顾客绝不会满意。

那么真正让零售客户认准批发商的原因是什么?我们认为是出色的客户服务持续的业务关系。批发商可不希望顾客在购物时只以价格来衡量商品,因为价格永远是变动的。

大多数批发商都希望顾客能持续的购买,并不断采购更多。因此,举个例子,客户都喜欢订单完成率高的批发商,你可以通过提高订单完成率来创造这种“粘性”。其他方法还有“简化订购和采购流程”,或单纯地建立一个良好且互相信任商业关系。

仓库审计和评估的注意事项

仓库对每个批发业务都至关重要。如果你突然看到仓库中的库存损坏,可能是什么原因造成的?是员工工作态度太随意吗?或者是设施本身?因此,我们可以看看究竟为什么要审核仓库和库存。

中小企业进销存

我们认为总体原因是客户满意度客户服务,除去产品本身不谈,这就是能够将你与竞争对手区分开来的根本所在。而保证客户满意度的方法就是将员工、设施、工作流程和技术无缝连接在一起,从而提供良好的购买体验。接下来我们将展开详细介绍。


定期仓库审核的原因

中小企业进销存

首先,确保员工士气昂扬高工作效率以及有端正的态度。很不幸,人是你宏伟计划中最不稳定的环节。你很可能给仓库配置了最先进的库存管理系统,但若仓库工作人员不断在挑选和包装产品时出错,那一切就毫无意义了。

其次,通过更合理的工作流程来提高运营效率。定期查看销售订单在业务中的运行情况,可以让你深入了解订单的履行情况以及出货所需的时间。实际上,有许多可以用来衡量订单完成和发货速度是否合适的库存比率。

接着是评估你的设施。对仓库进行改造升级可能是一项昂贵的工作,然而,仔细观察员工在仓库里的工作路线,产品如何进行存储、挑选和包装之后,你会发现在评估和改善仓库所花的时间和支出都是值得的。

最后是在批发业务中有效使用管理系统。如果你在工作流程中使用了管理系统,那么你是否有效地使用了它们?或者,若你正在考虑采用一种技术,在预算范围以内,你应该使用或购买哪种系统呢?


1. 激励员工

对于所有企业来说,员工是企业中最重要的资产。他们每天晚上出门,第二天早上回来:他们由器官和骨骼构成,是一种脆弱的生物;他们有时行为不确定,但大多数时候,他们履行特定的职责以换取薪水。

中小企业进销存

你可以根据员工的工作产出和生产率对他们进行基准测试。对于仓库和物流人员来说,这项测试是可进行的,而且结果非常清晰。你可以通过员工们在给定时间内完成的工作单位来衡量他们的生产率,此外,你还可以通过各种指标来衡量,如订单数量、出货量、订单的线路等等。

有了这些库存指标之后,你的仓库员工是否为了增加这些数字一直努力着?还是停滞不前,甚至表现得更差?一旦持续或消极的趋势出现,你就可以立即解决员工工作效率问题了。和你的员工谈谈,让他们进行反馈,看看还有其他更好的方法吗?

人员流动和培训也是评估劳动力的一种方式,间接地,它也变成了评估工作满意度的一个指标。雇佣员工已经很昂贵了,雇佣技术熟练员工的成本更高,那你从一开始就招对人了吗?在他们的职业生涯中,你对他们有什么培训和发展计划吗?

从一开始就找到合适的人选

一开始就雇用合适的人员可以避免在今后人力资源中出现的许多问题。他们选择该行业和该工作的原因合理吗?他们认为自己5年后会怎么样?他们是否有正确的以客户为中心的态度,且每次都能把工作做好?

最后,别忘了,你的信息系统只有在碰到了足够优秀的人时才能发挥最大作用。如果出于一些原因(如害怕、困难、复杂或纯粹的无知),员工不能妥善使用系统,那么你就无法充分利用你所投资的技术。因此,激励员工接纳并使用库存管理系统


2. 检查工作流程

与人力资源相比,业务流程更容易被分析和应用。你可以将任务和步骤制成流程图,然后花上一天的时间与员工们一起查看他们的日常工作流程。而你们最终目标是减少执行某些任务所需的步骤。

在仓库方面,你需要最大限度地减少员工处理一项任务的时间,以及产品从产出到发货所需的步骤。你的目的是削减不必要的步骤、省去不必要的文书工作、并尽可能利用信息技术将所有流程数字化。

中小企业进销存

减少步骤

特别是对于仓库来说,即使只减少接收、卸载和存储货物所需要的步骤,你也能提升相当一部分的生产效率,此外,你还可以看看包装、装载和发货订单的步骤。

具体点说,你需要了解商品是如何转移的,从在仓库码头接货和返回、到开箱和清点,再到往货架补货时的方式。然后,你需要制定一个计划表,记录如何生成分拣包装列表、如何从存储货架中取出商品、如何在打包工作台上准备订单,以及最终需要多长时间才能将它们运出。

最后,正如你所猜测的,人为因素很重要。在拣货和包装的过程中,你需要保证质量控制,而不是在收到因包装欠佳或订单不正确造成的退货和换货后再追悔莫及。这意味着你需要在仓库员工中树立起“一次做对”的风气。


3.改善设施

不管你是租赁还是拥有属于自己的仓库,每月的租金和折旧费都可能占了开支中很大一部分。那么,为了节省租金和最大化存储空间,你使用了有效且高效的方法来利用空间了吗?是时候用全新的视角来审视你的仓库布局了。

中小企业进销存

首先,看看用于存储、接收、卸货、分拣包装和员工区各自在仓库空间的比例。理想情况下,大部分空间应该是存储空间,然后是分拣包装工作台。此外,你应该将分拣包装区和装卸码头相连接起来。

另外,不要忘记节日对仓库的影响。在黑色星期五或圣诞节期间,仓库的运作方式可能需要有所调整,而繁忙的时候正式对仓库的一种压力测试,需要仔细观察并发现问题。

还有平时的家务

另一个经常被忽视的指标是平时的仓库保养和清洁问题。你可能没有专门的维修人员,经常将维修工作外包。而不管如何,定期保养对于安全和生产都非常重要。

随着你的内务管理标准的下降,仓库的运营成本和风险就会随之增加。闪烁的灯光在恐怖电影里很常见,但对于不得不忍受这样灯光的仓库员工来说却是一件痛苦的事。标识不当、地面湿滑、厕所维护不善,这些不仅会增加事故发生的概率,也会降低员工的士气。潮湿或过于干燥的环境都会影响你的库存,从而造成产品损坏和贬值。


4.使用信息技术

最后一个原因。如果你正在使用技术,那么你是否“正确”地使用它了呢?如果你正在考虑采用或升级现有系统,你是否能在库存管理系统(WMS)上实现了投资回报的最大化呢?

市面上有各种软件和硬件可以供你实现有效的仓库管理,你可以使用它们最大限度地提高劳动效率。它们有包含人力安排的仓库管理解决方案,使用条形码技术的库存管理解决方案等。

问题是要定制还是要购买?

如果你要使用DIY或自定义软件,请记住你要全权负责支持和升级解决方案。长远来看,这可能是非常昂贵的,但你可以获得专为自己量身定制的解决方案。

或者,使用现成的解决方案,但这也会牺牲一些自定义功能。更好的选择模块化的适合大多数业务,而且它们几乎不需要自己编程或让你自己开发。这种轻微的舍弃意味着你的总持有成本会降低。

库存管理至关重要

任何仓库管理系统的核心都应该是库存管理软件(IMS),比如EMERGE App就会是一个不错的选择。任何软件解决方案都必须先做好这一点,再去考虑其他功能。至少,任何库存管理软件都应能够根据库存单位(SKU)、数量、订单、采购和仓库位置来跟踪你的产品。

而条形码技术是现代仓库必备的另一项技术。打印和扫描条形码可能需要花费一些精力,但是你只需要做一次,一旦设置了条码扫描,产品在工作流中出现的人为错误率就会显著减少。

为了保持客户满意度,你的库存管理软件需要能够轻松地处理退换货事务。如果客户能够在合理的退货政策下以最不麻烦的方式进行退货或换货,他们的满意会大大增加。


总结

在日常计划中,人们很容易忽略定期检查仓库和库存系统,毕竟,它是一个费力不讨好的活儿。但工作也讲究吾日三省吾身,仔细回顾你的员工、业务流程、仓库设施和信息系统,看看有没有可以提高的地方,便可以使你获得更大的优势。