如何让员工“真正”应用新技术
介绍
在App尚未出现之前，移动互联网只是一个梦想，那时候，手机只能打电话、发短信或偶尔玩一次贪吃蛇游戏。而同时，在咨询行业流行着一种叫做“变革管理”(Change Management)的思想。
正是在这段时间，企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）和咨询公司开始兴起，通过IT技术重新设计和大家公司战略，从而达到更低的成本、更快的增长以及更高的投资收益。
如今，App和云上应用程序流行起来，你可以免费或按月按年订阅它们，与此同时变革管理也进入了移动互联网时代。
企业软件如EMERGE App，对于批发商、分销商、进口商和出口商来说就是一个福音。软件会将以前需要手动处理的任务自动化，为商家在订单、采购和库存管理上做了许多繁重的工作。比如，如最近用于CBM是多少？特定批次什么时候到期等等。
还是老样子
无论是新的方向、新的管理方式还是新的软件，人们对公司变革存在抵触是真的。在这里，我将介绍一些让你公司员工接受新软件的方法。既然你为他们提供了安稳的工作，为什么不对你心存感激呢？你何不直接对他们大喊大叫，强迫他们学习和使用软件呢？
首先，这种高压手段很可能会适得其反。过度逼迫员工，他们也会以同样的方式反击。中小型企业中不幸福的员工过多会引起混乱，因此要让他们接受新事物，你需要计研心算。
其次，英文里有一句老话：“A company is only as good as the employees behind it” (公司好坏即是背后员工的好坏)。软件也如此，只要你在使用或采用新的软件解决方案上，投入了时间和金钱，使用者便会同新软件一般出众，而没有什么比看到昂贵却无用的技术更糟糕的了。
第三，你为了从生产力、成本节约和效率中获益而投入了软件和新技术。不幸的是，只在办公室中安装好软件并不能实现这些目标，唯有当员工使用新软件更有效率地工作时，才能实现。这就需要用户的快速吸收以及培训。
如何将新软件应用于业务中?
那么，让我们来看看如何让公司员工接受新软件。现在，我们给出两种假设，一您来自于传统实体企业，第一次实施库存管理软件。二，您正在更换新的管理软件。这是两种常见场景，但通常二者都会受到来自员工的抵触。
1.负起介绍软件的责任
变革需要从管理层开始。也就是说要管理层必须负责推动从上到下每一名员工的转变，这不仅仅局限于软件，企业愿景、企业文化和客户需求的转变都需要强有力的领导力。
对于中小型企业和公司而言，领导变革并非易事。如果你正在阅读这篇文章，说明你已能够接受改变并且认识到，采用新技术常常会带来更好的改变。你或许会是自己新事业的创始人。
有时管理层才是问题所在
对于一些企业创始人或CEO来说，他们可能没有意识到自己才是问题所在。需要以温和的方式告诉他们采用新软件的必要性，并说服他们接受改变。他们也需要知道新软件的优点和缺点。
在这种情况下，热心的代表或对技术敏感者的参与会有所帮助。对于传统的实体公司而言，通常是由创始人的子女(或孙女)来充当这个角色。他们要说服年长者相信，采用技术对企业及其财产是最有利的，否则就得承担落后或被更灵活的竞争对手打败的风险。
在更大的公司和企业中，则需要一支技术团队来说服CEO。不可否认，领导层会很谨慎，因为他们要对最终的变更失败或成功负责。他们的决策通常不是关于技术和软件本身的整体利益，而是应该选择哪个软件解决方案以及为什么。
最终，我们需要一个人来坚定地负责推动软件的变革行动。下面我们就来看看为什么。
2.从一开始就让大家参与
当有一个人负责的时候，变革信息将更容易传达给员工。如果把信息和沟通渠道留给委员会或不同的人员，信息和沟通渠道就会被削弱，同时变得混乱。我们不需要争吵和内斗，只需要一个人，一个声音。与此同时，也要确保企业中的各种利益相关者都参与进来：从部门主管到实习生和新员工。
命令是行不通的
为什么要让这些人都参与进来呢?为什么不干脆在整个体系中推行变革呢?毕竟我是老板!
这么说吧，我们都知道人类是习惯性的生物。每天早晨在同一时间醒来，例行公事般完成我们的日常工作。通常，早餐轮换选择，却每天喝同样的东西。出了门，乘同一班公交车或选择同一条路线去工作。
但如果我们的日常生活发生任何变化，我们的注意力就会被干扰或分散。如果一天早上家里的水管爆裂，你一整天都会担惊受怕，或者公共汽车因意外而走了一条新路，你可能就会因在城镇的一个新区域下车而感到脱节。
一点提示就大有帮助
但如果你对这些问题有所了解，是不是就会有所不同？比方说，在那个诸事不顺的早晨之前，你一直修理水管持续漏水的情况。或者在广播里听到公交路线沿途发生了事故，但出于习惯，你仍选择了同一路公交车。但你会对所发生的事情更有准备，甚至还会感到一点责任感。
因而，从一开始就让人们参与会减少抵抗和拒绝率。我们通常都讨厌改变，但有所准备或参与改变将使变革更加容易。在改变的必要性以及它如何影响到我们上，意见一致将自然而然地消除员工的个人顾虑。这同样适用于新软件和新的食堂菜单！
3.宣传新软件的优点
与员工谈论转变并让他们参与到新软件的过渡时，不可避免会产生一些问题：它对我有什么好处，我为什么要管它？
对于实体公司来说，员工通常会抵抗：“我们一直是这么做的，而且我们工作得很好，谢谢。”忠于旧方法的员工在销售订单时可能仍在使用纸笔，或者一直将复杂的电子表格保存在只有他们知道的不同本地目录中。
既然现在一切进展顺利，我为什么要改变？
对于已在使用软件的企业来说，回应也是相似的：“我一直在按照既定的步骤来出货，为什么要改变？”。回想几十年前，还记得那些基于DOS的电子表格系统和文字处理程序吗？需要按下至少两个键的复杂快捷键，和多个序列才可以创建。
随后出现了附带鼠标的图形用户界面(GUI)。突然之间，字体加粗不再需要按住CTRL+B，只需选中它，然后单击粗体图标就完成了。批评者和那些不愿使用GUI的人说，它比按CTRL+B要慢。但是新用户不需要学习复杂的快捷键，因此需要的培训就减少了。
对于库存管理软件来说，不就是一眼能够看到所有的产品吗？它们都说能管理你的订单、采购和库存项目。那么各个软件之间有什么区别呢?
软件都各不相同
嗯，打个比方，A牌和B牌的智能手机都可以安装应用程序以及拨打电话。但对于许多人来说，选择智能手机是一个高度个性化的选择。库存管理软件也是如此。编写良好的软件能为你管理库存，但是方式以及各自成本都会有很大的区别。另外，如果你的软件看起来很酷会更加分!
因此，你需要针对不同部门来宣传软件的好处，因为销售人员获益将与仓库人员获益大不相同。同样，财务部门会比运营部门对详细报告更感兴趣。
4.快速！快速！快速！
你知道等待喜剧演员的最终笑点时的那种沮丧感吗?当等了很长时间后，之前的兴奋就会消失，观众也会随之散场。因此请抓住每一天，快速地将新软件应用到工作中。
一旦公司里的每个人都对新软件以及从中的获益有所了解，最好避免延迟或拖延，尽快将新软件运用到工作中。这就是领导力因素再次发挥作用的地方，管理层必须迅速果断地推动变革。
要是不这么做会怎么样？
一方面，延长新软件的实施会让员工产生困惑。突然之间，他们被夹在旧方式（纸笔和电子表格）和新方式之间，记录不同步，对新的软件解决方案也不熟悉。因此旧数据必须完全移动到新系统中以便员工使用。
另一方面，新软件的实施不当意味着员工很有可能再回到旧方式中，让员工继续使用经过检验而又可靠的旧方法会使他们更有可能抵制新的工作方式。最好的方法就是处理掉所有遗留问题，完全过渡到新系统中，确保员工不再使用旧方法。
你最好设定一个截止日期——是一个特定的日子，而不是一段时间。变更必须在这一天前完成，以便真正解决遗留问题并丢弃旧方式。记住，阻绝所有能够退回到旧方式的途径，也会激励员工采用新的软件系统。
5.听取反馈并提供支持
一旦确定了使用新软件的日期，最初几天或几周内将不可避免地出现初期问题，这是变化的一部分。人类是习惯的动物，讨厌改变，除非真的必须改变。
对于使用新系统的传统企业来说，可能还存在辅助性的技术问题。由于一部分员工可能从来没有使用过计算机，一些基础的培训仍然是必要的。
对于已有软件解决方案但要使用新软件的其他公司来说，因为员工已经习惯使用旧软件并以常规方法来工作，也会有一段过渡期。现在是时候习惯新界面、新特性和新做事方式了。
提供帮助
在这两种情况中，最好有一个人可以咨询。员工要知道他们能够通过向这个人提出问题和并消除疑问。然后，技术人员会来解决这个问题，或者将其记录下来，以用于修复或未来的功能。有了这个反馈循环系统，员工就能发表言论并表达他们的满意度，从而帮助他们适应新软件系统。
此外，提供咨询之后，员工们就不会担心陷入困境。毕竟，对他们来说，接受一个新的软件应用程序或许是一次巨大的挑战。有了支持后，他们将有信心尝试新的系统，因为他们知道只要一通电话就能得到帮助。
结论
我们现在很少听到“变革管理”这个词了，但不意味着它不重要；尤其是在当前的经济形式下，传统的方式已很难获得理想的收益。通过新的技术手段毋庸置疑可以提高效率，但接受新鲜事务将涉及到人类的惯性思维。强力领导下，让人们参与近来，明晰新事物的优点并快速的实施，同时在这个过程中及时反馈和调整，是本文对让员工使用新技术的建议。
